Haushaltsmaßnahmen prüfen: eine kleine Controlling-Demo

Unabhängige Arbeitsprobe. Die drei Maßnahmen und sämtliche Beträge unten sind erfunden. Sie gehören nicht zum Haushaltssicherungskonzept der Stadt Dinslaken und belegen keine dort erreichten Einsparungen. Die amtliche Ausgangslage mit Quellenstand 28.09.2026 steht im Haushaltsüberblick.

Die Frage hinter der Demo

Was war für eine Maßnahme geplant, was wird inzwischen erwartet und welcher Teil ist anhand passender Nachweise tatsächlich überprüfbar? Dafür reicht zunächst eine überschaubare Tabelle mit einer nachvollziehbaren Detailansicht. Die Kämmerei prüft die Rechnung und gibt den Bericht frei.

Der bestehende Auftrag wird berücksichtigt: Der Rat beschloss am 07.07.2026 ein geeignetes Instrument zur transparenten Darstellung des HSK-Umsetzungsstands. Zudem ist zentrales Controlling bereits Gegenstand von HSK-Maßnahme 19. Der erste Schritt ist deshalb ein Abgleich mit vorhandenen Berichten und Systemen. Ratsbeschluss, PDF-S. 1 · Haushaltsplan 2026, PDF-S. 67

Drei fiktive Maßnahmen

Fiktives Beispieljahr: 2027. Fiktiver Belegstichtag: 30.09.2027. Die Prognose gilt für das ganze Beispieljahr; Nachweise beziehen sich auf den Stand bis zum Stichtag. Diese Zukunftsangaben sind keine aktuellen Daten der Stadt. Alle Kosten und Entlastungen in dieser Tabelle beziehen sich auf dieselbe Rechenbasis des Beispieljahrs. Beträge sind Euro.

Rechenregel: Prognose netto = erwartete Bruttoentlastung − erwartete Umsetzungskosten desselben Jahres. „Brutto“ und „netto“ bezeichnen hier den Effekt vor beziehungsweise nach Umsetzungskosten, nicht Umsatzsteuer. Die Kosten müssen einmalige Einführungskosten und laufende Mehrkosten innerhalb dieses Jahres enthalten. Eine andere Perioden- oder Umsatzsteuerbasis darf nicht ungekennzeichnet in dieselbe Rechnung eingehen.

Die Prognose liegt in diesem erfundenen Beispiel 2.000 Euro unter dem geplanten Nettoziel, also um rund 7,1 Prozent. Das ist eine rechnerische Abweichung dieses Maßnahmenbestands. Sie verändert nicht automatisch den gesamten städtischen Ergebnisplan.

Was bis zum Stichtag belegt wäre

Die Übersicht darf anzeigen: „6.000 Euro belegbare Nettoentlastung aus 1 von 3 vollständig belegten Maßnahmen.“ Sie darf die beiden unbekannten Nettowerte nicht mit null ergänzen. Ebenso dürfen die 6.000 Euro bis September nicht ohne zeitlich passenden Sollwert mit dem ganzen Jahresziel verglichen werden. Ohne geprüften unterjährigen Verlauf wird kein Zielerreichungsgrad behauptet.

Auch die Belegzustände sind fiktiv: Es existieren keine dazugehörigen städtischen Rechnungen oder Buchungsbelege. Eine Demo-Markierung „belegt“ bedeutet ausschließlich, dass die benötigten Eingabefelder im erfundenen Prüffall vorhanden sind. Im tatsächlichen Pilot wären Ausgangsbasis, Leistungsmenge, Zeitraum, Buchung und Kostenabgrenzung fachlich zu bestätigen.

So funktioniert der Prüfablauf

1. Ausgangsbasis festhalten: Maßnahme, verantwortliche Rolle, Planversion, Zeitraum und die ursprüngliche Berechnungsbasis erfassen. Eine spätere Planänderung ersetzt den alten Stand nicht spurlos.
2. Daten zuordnen: Zahlen aus vereinbarten Tabellen und Dokumenten übernehmen. Quelle, Datum und Fundstelle bleiben an jedem Wert. Ein KI-Assistent kann Zuordnung und Zusammenfassung vorschlagen; eine Behauptung im Dokument wird dadurch nicht zum geprüften Ist-Wert.
3. Rechnen und prüfen: Prognose, Kosten und Nachweisstatus mit einfachen Rechenregeln auswerten. Fehlende Werte, doppelte Maßnahmen, unpassende Jahre, widersprüchliche Belege und mögliche Doppelzählungen werden markiert.
4. Abweichung erläutern: Für FIK-B wäre beispielsweise zu klären, warum die Jahresprognose das Ziel um 2.000 Euro unterschreitet und welcher Kostenbeleg fehlt. Das System bereitet die Frage vor; es entscheidet nicht über Kürzungen oder Ersatzmaßnahmen.
5. Fachlich freigeben: Die verantwortliche Person bestätigt oder korrigiert Beträge und Erläuterungen. Der Bericht nennt Stichtag, Datenlücken und Freigabestatus. Eine öffentliche Ansicht enthält nur dafür freigegebene Informationen.

Arbeitszeitgewinne werden zusätzlich in Stunden dokumentiert. Ohne tatsächlich entfallene Ausgaben entsteht daraus keine Zahlungseinsparung. Bereits im Haushalt angesetzte HSK-Beiträge werden weder ein zweites Mal addiert noch dem Pilot zugeschrieben.

Ein begrenzter Pilot über 90 Tage

Der Pilot umfasst höchstens zehn fachlich ausgewählte Maßnahmen und einen vereinbarten Bericht. Er setzt einen bestätigten Auftrag, verfügbare Mitarbeit und eine von der Stadt freigegebene Umgebung voraus. Die folgende Planung ist eine Arbeitsannahme.

150 Anbieter-Stunden über rund 13 Wochen entsprechen etwa zwölf Stunden pro Woche. Die 32 städtischen Stunden sind eine eigene Mitwirkungsannahme und müssen vor dem Start mit den Beteiligten abgeglichen werden.

Abnahme: Kritische Beträge, Jahre, Einheiten und Belegzustände müssen in den vereinbarten Prüffällen korrekt erscheinen oder ausdrücklich ungeklärt bleiben. Kein fehlender Wert darf als null, kein Planbetrag als realisierte Entlastung dargestellt werden. Die Rechnung muss unabhängig nachvollziehbar sein. Ob der Ablauf aktive Bearbeitungszeit einschließlich Prüfung und Fehlerkorrektur spart, wird mit vergleichbaren Ausgangsfällen gemessen. Eine Einsparquote wird nicht vorab zugesagt.

Kostenannahme für die Planung

Der Rahmen von 10.000 bis 25.000 Euro netto stammt aus der eigenen Nutzerkalkulation. Er ist kein bestätigtes Stadtbudget, keine Auftragszusage und kein gesicherter Beschaffungspreis.

Ein rein illustratives Szenario rechnet mit 150 Stunden zu 100 Euro, also 15.000 Euro netto für den abgegrenzten Pilot. Hinzu kommen als Kostenannahme 100 Euro netto pro Monat für Infrastruktur und gegebenenfalls Modellnutzung: 300 Euro für 90 Tage. Zusammen wären dies 15.300 Euro netto, bei angenommener Umsatzsteuer von 19 Prozent 18.207 Euro brutto. Die tatsächliche steuerliche und haushalterische Behandlung ist damit nicht entschieden. Die städtische Mitarbeit ist nicht im Anbieterhonorar enthalten und bleibt als Aufwand sichtbar.

Eine mögliche spätere Betreuung von zwei Stunden pro Monat zu 100 Euro zuzüglich 100 Euro Infrastruktur ergäbe weitere 300 Euro netto pro Monat; sie ist nicht automatisch Teil des Pilots. Vor Fortführung werden Bedarf und Betriebskosten neu vereinbart. Die Demo-Maßnahmenkosten oben sind davon unabhängig: Sie dienen nur der Rechnung in den erfundenen Maßnahmen und dürfen nicht mit dem Pilotbudget vermischt werden.

Eine wirtschaftliche Bewertung entsteht erst aus tatsächlich gemessenem Aufwand und belegbaren Wirkungen. Ein übersichtlicheres Berichtssystem allein schließt die strukturelle Haushaltslücke nicht.